为规范本院重大活动的备案管理工作，提高本院工作的透明度，维护各方利益，做到有据可查，按规矩办事。依据《广东省社会组织条例》和《东莞市沉香研究院章程》制定本制度。

1. 本制度所称重大活动备案报告是指将可能对本行业产生重大影响的活动在规定的时间内，以备案的方式向业务指导单位和社团登记管理机关报告的行为。

2. 本院重大活动应当严格遵守国家法律法规和《章程》的有关规定，维护我院的合法权益，体现我院的意志，有利于促进行业的健康发展。同时，活动不能影响社会稳定、损害社会公众利益。

3. 本院重大活动的内容：

3.1 理事会换届；

3.2 员工代表大会；

3.3 修改章程；

3.4 重大的学术活动；

3.5 大型的展览展销活动；

3.6 涉外（包括港、澳、台地区）活动；

3.7 开展评比、达标、表彰活动；

3.8 其他重大活动。

4. 本院做出本制度第三条内容之一的决定，从决定之日起7天内应当向相关业务指导单位和登记管理机关备案。其中，开展业内评比、达标、表彰活动的，应经员工代表大会通过，并经有关部门批准后报登记管理机关审核备案。修改章程的，按照本院章程规定，在员工代表大会通过后30天内，报登记管理机关核准。开展其他内容的，由本院向登记管理机关和业务指导单位书面报告即可。

5. 本院重大事项备案报告均以书面形式，主要内容包括：活动的内容、方式、规模、参加人员、时间、地点、经费等方面。

6. 本院重大事项备案报告送达后，经受理机关审查，认为活动有违反法律、法规和政策或本院《章程》时，本院应立即停止活动，或进行纠偏后再开展活动。

7. 重大活动开展结束后，需将重大活动开展效果评估、社会影响、存在问题、下一步打算等综合情况，书面报告登记管理机关和相应的业务指导单位。

8. 本院总经办应及时、完整保存重大活动备案报告资料，规范归档保管。

9. 本制度经三年一届的理事会审议通过后生效，由理事会解释。

                                 东莞市尚正堂沉香研究院

                                                                                                    2013年2月7日